Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile

autor: Ilie Popovici

• Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 au obligatia pastrarii în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza înregistrarii în contabilitate.

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.

Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, pe baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice române care dispun de conditii corespunzatoare. Si în acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.

Unitatea care a încredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va înstiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Finantelor Publice pot interzice arhivarea registrelor si documentelor justificative si contabile si în alte locatii decât domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

• Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exercitiului financiar în cursul caruia au fost întocmite, cu exceptia celor prevazute în alineatele urmatoare.

• Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si pentru cele partial impozabile, se vor pastra conform termenului prevazut în Codul fiscal, cu începere din momentul la care taxa aferenta achizitiei devine exigibila si se încheie la 5 ani dupa expirarea perioadei în care se poate solicita ajustarea deducerii.

Urmatoarele documente se vor pastra o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea lor pe o perioada mai mare de timp: nota de receptie si constatare diferente; bon de primire în consignatie; bon de predare, transfer si restituire; bon de consum; dispozitie de livrare; fisa de magazie; lista de inventariere; chitanta; dispozitie de plata/încasare catre casierie; decont pentru operatiuni în participatie; ordin de deplasare; decont de cheltuieli; nota de debitare-creditare; extras de cont; borderou de primire a obiectelor în consignatie; borderou de iesire a bunurilor din consignatie; jurnal privind operatiuni diverse; fisa de cont pentru operatiuni diverse; document cumulativ; decizie de imputare; angajament de plata.

• Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

• În caz de încetare a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, documentele contabile ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociati vor fi depuse la asociatul desemnat de majoritate în cazul societatii în nume colectiv, în comandita simpla sau cu raspundere limitata, respectiv la Registrul comertului în cazul societatilor pe actiuni si în comandita pe actiuni.

• Arhivarea documentelor justificative si contabile se face în conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:
– documentele se grupeaza în dosare, numerotate, snuruite si parafate;
– gruparea documentelor în dosare se face cronologic si sistematic, în cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. În cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
– dosarele cuprinzând documentele justificative si contabile se pastreaza în spatii special amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
– evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele si documentele intrate în arhiva, precum si miscarea acestora în decursul timpului.

• Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau al ordonatorului de credite. În aceasta situatie se întocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

(Citeste mai mult in revista „Impozite si taxe“ nr. 4/2012)

Comentariile sunt inchise.