Analiza proceselor, proiectare, executie, monitorizare si optimizare. Despre avantajele pe care Business Process Management (BPM) le aduce managementului afacerilor vom vorbi in acest articol.
BPM se refera la ansamblul de tehnici si metode care permit integrarea proceselor diferitelor departamente care alcatuiesc o companie. De-a lungul vietii unei companii, procesele de management al afacerii variaza, cresc si evolueaza odata cu ea si, acum mai mult ca niciodata, necesita actualizare constanta si implementare agila, care implica cele mai mici costuri posibile.
Avantajele managementului proceselor de afaceri
Pe baza modelului nostru de afaceri, a strategiei pe care o urmam, a departamentelor care alcatuiesc structura companiei si a resurselor disponibile, primul pas in implementarea BPM se bazeaza pe definirea clara a obiectivelor pe care le urmarim inainte de a face modificari la modelele de management .
Aceste procese, care par atat de evidente, deseori nu sunt respectate sau dirijate corect, ceea ce duce la o gestionare defectuoasa a resurselor, la mai multe costuri economice si chiar la dezamagire fata de rezultatele finale.
Procesul de definire a obiectivelor de management ale companiei trebuie sa fie amanuntit, detaliat, aprofundat si, desi a priori este obositor sa petrecem ore intregi pentru a sti unde ne aflam si unde vrem sa ajungem, poate duce la economii enorme de costuri; printre alte motive pentru ca vom dezvolta si implementa doar ceea ce avem nevoie cu adevarat, fara a ne pierde concentrarea pe parcurs.
Practic, este o lucrare de inventariere, cunoscuta si sub denumirea de „ studiu de proces ”. Este timpul sa identificam problemele si dificultatile si sa vedem solutiile care pot fi stabilite pentru a le rezolva.
Dupa definirea obiectivelor, este timpul pentru procesul de analiza, compararea datelor si asocierea acestora cu regulile de afaceri . Aflati de ce sunt date aceste cifre si cum sa le ajustati in scopuri comerciale. Pe scurt, stabiliti indicatori de afaceri care ne permit sa evaluam comportamentul si performanta proceselor de management .
In plus, trebuie sa simulam functionarea proceselor pentru a observa modul in care acestea se comporta si daca indicatorii care rezulta se adapteaza cu adevarat la valorile pe care le-am stabilit sau daca este necesar sa facem reajustari sau redefiniri de fragmente ale procesului de management.
Este esential sa testati intr-un mediu care simuleaza procesul real si sa implice sefi de departament sau persoane desemnate care sunt capabile sa inteleaga procedura si sa aiba suficiente criterii pentru a detecta erorile, imbunatatirile de facut si sa fie critice.
Dupa punerea in productie, echipa trebuie sa monitorizeze procesul in detaliu si sa lucreze la imbunatatirea continua care poate fi realizata prin tablouri de bord care sa permita monitorizarea sarcinilor in timp.
Este important sa nu uitam ca succesul BPM consta in munca de imbunatatire continua a proceselor si evitarea ramanerii in „zona de confort”. A ne simti confortabil ne poate duce la oportunitati ratate sau sa ne pierdem concentrarea daca ramanem doar cu rezultatele pozitive pe care le obtinem fara a reanaliza lucrurile care continua sa esueze, procesele care inca nu sunt optimizate sau elementele care necesita actualizari noi. .
Feedback-ul pe parcursul exercitiului de restructurare a procesului ar trebui sa fie constant. Colectarea si analiza datelor trebuie sa se faca periodic si intr-o maniera ordonata, cu o echipa pregatita, care are o viziune de afaceri , capacitatea de a pivota, de a detecta oportunitati si de a stabili prioritati in orice moment.
Procesul are o structura clara. A avea profesionistii potriviti pentru a- l dezvolta va fi la fel sau mai important decat toate punctele care tocmai au fost definite. O strategie buna cu o executie proasta nu va avea sens .
