Esti in cautarea unui nou loc de munca? Esti incantat sa urmezi un curs? Va extindeti clientela? In oricare dintre aceste situatii (si o multime de altele!), scrierea unui e-mail de prezentare bun poate ajuta relatia sa inceapa intr-o nota pozitiva.
Ce este un e-mail de auto-introducere?
Un e-mail de auto-introducere este o modalitate de a intalni pe cineva virtual. Ganditi-va la ea ca la versiunea prin e-mail a strangerii mainii cuiva si a spune-i cateva propozitii despre tine.
In functie de persoana pe care o „intalnesti”, probabil vei mentiona diferite detalii. De exemplu, daca intalniti un nou membru al echipei, ati putea sa-i spuneti putin despre rolul dvs. si despre cat timp sunteti in companie, in timp ce daca intalniti un potential client, va puteti concentra asupra produsului pe care il reprezentati. si cum credeti ca le-ar putea beneficia.
La fel ca o intalnire in persoana, pastrati introducerea initiala scurta si la obiect. Nu trebuie sa spuneti totul in primul minut – mai multe detalii pot aparea pe masura ce conversatia progreseaza.
5 sfaturi pentru a scrie un e-mail de prezentare excelent
Sa te prezinti poate fi stresant, indiferent de context. Un aspect placut al efectuarii prin e-mail este ca va puteti face timp sa recititi si sa editati cat de mult este necesar pentru a va asigura ca suna exact asa cum va imaginati.
Foloseste-l pentru a-ti demonstra competenta si carisma (da, poti arata atractiv prin e-mail!), chiar daca te simti ca Anne Hathaway atunci cand intra prima data in birou in The Devil Wears Prada .
# 1 Faceti subiectul unul specific
Subiectul e-mailului dvs. ar trebui sa ofere destinatarului e-mailului o idee buna despre ce sa se astepte cand va citeste e-mailul. De asemenea, ar trebui sa fie relativ concis. Oamenii citesc peste 40% din e-mailuri pe dispozitive mobile si il va ajuta pe cititor daca poate vedea intregul subiect.
Sfat profesionist: daca intampinati dificultati in a scrie un subiect convingator, asteptati pana la sfarsit. Scrieti mai intai corpul e-mailului, cititi-l si ganditi-va care este ideea de baza a e-mailului dvs.
Si iata-l – subiectul e-mailului!
# 2 Setati tonul cu salutul dvs. prin e-mail
Prima propozitie stabileste tonul corespondentei tale prin e-mail. Pentru un e-mail de prezentare, cel mai bine este sa gresesti fiind mai formal. Aceasta este o modalitate de a arata respect si de a crea o prima impresie excelenta. Daca puteti, incercati sa adaugati un mic cuvant pozitiv. Acest e-mail incepe cu oarecare optimism.
# 3 Folositi metoda BLUF
Metoda BLUF, Bottom Line Up Front, este modul in care personalul militar comunica.
Foarte putini oameni vor citi cu atentie un e-mail de prezentare de 2.000 de cuvinte. In cel mai bun caz, s-ar putea sa treaca peste asta, dar, in functie de cat de ocupati sunt, s-ar putea sa nu aiba nici macar timp sa faca asta. Scrierea unui e-mail concis demonstreaza respectul pentru timpul lor.
Incercati sa pastrati e-mailul la maximum doua sau trei paragrafe. Incercati aceasta structura generala pentru un e-mail de prezentare:
- Deschidere profesionala: e-mail de salut si placere
- Paragraful 1: De ce scrieti si ce cereti destinatarului e-mailului
- Paragraful 2: Cateva propozitii despre tine, orice conexiuni reciproce si orice experienta trecuta care ar putea fi relevante pentru cititor
- Inchidere profesionala: multumiti-le pentru timpul acordat si semnati
Iata cateva practici de comunicare non-BLUF si cum le puteti transforma pentru a face comunicarea mai puternica.
Nu : „Buna Dan, am o intrebare rapida. Aveti un minut?”
Nu : „Buna Dan, ai putea sa-mi trimiti cercetarea pe care ai citat-o la intalnirea de astazi?”
Do : „Buna Dan, ma intrebam daca ati fi dispus sa impartasiti cercetarile despre ABC pe care le-ati citat in intalnirea de astazi. Cred ca imi va fi de ajutor cu un proiect pe XYZ la care lucrez.
De ce a ajutat asta? In primul rand, creati munca suplimentara pentru dvs. si destinatar, necesitand comunicare suplimentara. Dan nu are cum sa stie daca intrebarea ta este rapida sau daca vei ajunge sa-l suni timp de 30 de minute.
A doua optiune este mai buna, dar inca nu grozava. Dan nu stie de ce ceri cercetarea, asa ca s-ar putea sa se incurce si sa-ti trimita fisierele gresite.
A treia optiune este cea mai puternica. Observati cum incepe cu cererea urmata de un anumit context, totul in timp ce ramane scurt si dulce!
Nu : Buna Anne, Jaimie si cu mine vorbeam despre tine azi mai devreme si ne intrebam daca ai lua in considerare sa ajuti cu o vanzare de produse de panificatie pe care o planuim saptamana viitoare. Incasarile vor merge pentru a ajuta refugiatii.
Do : Buna Anne, ti-ar placea sa participi la o vanzare de produse de panificatie sambata viitoare, intre orele 15-17? Toate incasarile sunt directionate pentru a ajuta familiile de refugiati sa se aclimatizeze in SUA. Daca doriti, am putea folosi cateva deserturi fara gluten.
De ce a ajutat asta? Observati cum, in prima instanta, Anne nu ar sti despre ce vorbiti pana la sfarsitul mesajului – faptul ca tu si Jaimie ati vorbit despre ea este destul de irelevant pentru scopul final al corespondentei.
Al doilea mesaj ii ofera toate informatiile de care va avea nevoie – data, ora si tipul de produse de patiserie pe care doriti sa le aduca. Ea ar putea sa raspunda la acel mesaj cu un raspuns definitiv da sau nu.
# 4 Incheiati cu o semnatura memorabila
In timp ce salutul prin e-mail stabileste tonul conversatiei, aprobarea determina tonul final cu care lasati destinatarul e-mailului.
O cursa nu se castiga pana nu se termina. – Niki Lauda
Asa ca nu scrie o scrisoare grozava si lasa-o sa esueze in ultimul moment!
Iata cateva semne prietenoase pe care le poti folosi pentru urmatorul tau e-mail:
- Multumesc,
- Cu sinceritate,
- Salutari calde,
- Sa aveti un rest minunat al saptamanii,
- Cu recunostinta,
- Salutari,
- Anuntati-ma daca mai aveti intrebari despre [subiect discutat in e-mail],
- Bucurati-va de weekend cu zapada!
Pentru e-mailuri de prezentare mai profesionale, adaugati informatiile dvs. de contact, linkul LinkedIn si titlul postului la sfarsitul e-mailului.
# 5 Verificati corect inainte de a trimite!
Inainte de a apasa pe trimitere, alocati-va intotdeauna un moment pentru a reciti ceea ce ati scris. Cu totii facem greseli! Citind e-mailul inca o data, puteti remedia orice greseli de scriere sau alte erori.
Trimiterea unui e-mail cu greseli de scriere, greseli gramaticale sau (posibil cel mai rau dintre toate) un nume scris gresit va poate afecta credibilitatea sau jigneste destinatarul e-mailului.
Sfat profesionist: Cititi-va e-mailul cu voce tare. Acest lucru va poate ajuta sa observati mici erori care s-ar putea scurge daca doar le cititi in cap. Daca sunteti mai priceput la tehnologie, puteti descarca un verificator gramatical precum Grammarly pentru a va corecta erorile in timp real.
Desigur, fii atent la oamenii din jurul tau si fa asta doar daca esti singur sau intr-un loc ca o cafenea unde o soapta nu va deranja pe nimeni.
Sfat pro bonus: daca e-mailul nu trebuie sa iasa imediat, asteptati o ora sau doua dupa ce l-ati scris pentru a-l citi din nou. Uneori, ochii proaspeti va pot ajuta sa observati mici greseli care altfel ar trece.
Bonus #6 Lupta cu epuizarea
Daca tastati cu furie la e-mailuri toata ziua, este posibil sa va fi confruntat cu ceea ce este cunoscut sub numele de „burnout”. Burnout-ul se poate intampla oricui, iar lipsa de ingrijire poate fi daunatoare performantei si sanatatii la locul de munca. Iata cum sa-l combateti:
Dezlipeste-te si invinge Burnout-ul
Trebuie sa reincarcati? Esti ars? Nu e vina ta!
Invata stiinta din spatele epuizarii tale si foloseste cadrul meu pentru a te debloca, a-ti creste energia si a preveni sa se repete epuizarea.
Exemple de cum sa te prezinti prin e-mail pentru o varietate de situatii
Pot exista atat de multe tipuri diferite de e-mailuri de prezentare. Iata o serie de setari in care s-ar putea sa te afli, cu cateva sfaturi si un sablon pentru fiecare!
Cum sa te prezinti intr-un e-mail pentru un loc de munca
Trimiterea unui e-mail de prezentare managerului de angajare sau recrutorului pentru un loc de munca care va intereseaza va poate ajuta sa oferiti o prima impresie excelenta.
Daca aveti o conexiune reciproca, cine v-a spus despre postarea unui loc de munca, mentionati asta managerului de angajare. Acest lucru va poate ajuta sa puneti piciorul in usa.
Iata un sablon pe care il puteti folosi pentru a va prezenta cu o recomandare:
