Un magazin online funcțional nu înseamnă doar produse listate și campanii de marketing bine setate. În spate, fiecare comandă generează documente fiscale, contracte, politici și evidențe contabile care trebuie organizate corect. În 2026, controalele ANAF, ANPC sau ANSPDCP vizează frecvent comerțul online, iar lipsa unui document aparent minor poate duce la amenzi sau recalculări fiscale.
Acest ghid vă prezintă, într-o formă structurată și ușor de urmărit, cele 35 de documente necesare pentru gestionarea unui magazin online în România. Parcurgeți fiecare secțiune, verificați ce aveți deja implementat și discutați cu contabilul sau avocatul vostru acolo unde situația devine mai complexă. Informațiile sunt orientative și reflectă practica uzuală la data redactării (aprilie 2026); pentru decizii finale, consultați sursele oficiale (ANAF, ONRC, ANPC, ANSPDCP) și specialiști autorizați.
1. Documente pentru înființarea firmei care operează magazinul online
Orice magazin online care vinde constant produse sau servicii trebuie să funcționeze printr-o formă juridică înregistrată la ONRC. Cele mai frecvente opțiuni sunt SRL și PFA.
1.1 Alegerea formei juridice: SRL sau PFA
SRL-ul oferă protecție patrimonială: asociații răspund în limita capitalului social. Pentru magazine cu rulaj mare, colaborări B2B sau planuri de extindere, SRL-ul reprezintă în majoritatea cazurilor opțiunea preferată. Implică însă contabilitate în partidă dublă și raportări mai complexe.
PFA-ul presupune o administrare mai simplă și costuri reduse. Antreprenorul răspunde cu patrimoniul personal, iar activitatea trebuie să se încadreze în codurile CAEN autorizate. Pentru un magazin online mic, fără angajați, PFA-ul poate fi suficient la început.
Vânzările ocazionale între persoane fizice nu necesită firmă, dar dacă activitatea devine repetitivă și orientată spre profit, autoritățile o pot considera activitate economică. În acest caz, înființați o formă juridică pentru a evita sancțiuni și pentru a putea emite facturi.
1.2 Documente pentru înregistrarea SRL
Pentru înființarea unui SRL, pregătiți:
- Act constitutiv – include datele asociaților, obiectul de activitate (ex. CAEN 4791 – comerț prin intermediul caselor de comenzi sau prin internet), capitalul social și modul de administrare.
- Dovada sediului social – contract de închiriere, comodat sau titlu de proprietate.
- Rezervarea denumirii – obținută prin ONRC.
- Declarații pe proprie răspundere ale asociaților și administratorului.
- Dovada depunerii capitalului social (minimum legal conform legislației în vigoare).
- Cererea de înregistrare la ONRC și formularele aferente.
În practică, dacă documentele sunt corecte, înregistrarea durează 1–3 zile lucrătoare.
1.3 Documente pentru înregistrarea PFA
Pentru PFA, dosarul include:
- Cerere de înregistrare la Registrul Comerțului.
- Dovada sediului profesional.
- Declarații pe proprie răspundere.
- Documente care atestă pregătirea profesională, dacă activitatea o impune.
După înregistrare, verificați vectorul fiscal la ANAF și stabiliți împreună cu contabilul regimul de impozitare.
2. Documente fiscale și contabile pentru magazinul online
Această categorie acoperă documentele generate zilnic: facturi, încasări, registre și declarații fiscale.
2.1 Factura și e-Factura
Factura justifică livrarea produselor sau serviciilor. Pentru relațiile B2B, o emiteți obligatoriu. Pentru B2C, o emiteți la cererea clientului, dar sistemul trebuie să vă permită generarea rapidă a documentului.
Factura conține, conform Codului fiscal:
- datele de identificare ale părților;
- număr și dată;
- denumirea produselor;
- cantitate, preț unitar;
- valoare fără TVA, TVA și total;
- cota de TVA aplicată.
În 2026, utilizarea sistemului RO e-Factura este extinsă pentru majoritatea tranzacțiilor între persoane impozabile. Verificați pe site-ul ANAF dacă aveți obligația de raportare și asigurați-vă că aplicația de facturare transmite automat documentele în sistem.
Pentru rezultate stabile și reducerea erorilor, automatizați legătura dintre magazin și programul de facturare. De exemplu, prin utilizarea unor soluții integrari e-commerce puteți genera factura imediat după confirmarea comenzii, sincroniza stocurile și transmite datele către contabilitate fără introducere manuală.
2.2 Documente pentru încasări
În funcție de metodele de plată, aveți nevoie de:
- Bon fiscal, dacă încasați numerar (inclusiv ramburs, în funcție de modelul de lucru cu curierul).
- Registrul de casă, pentru operațiuni în numerar.
- Extrase bancare, pentru plăți prin card sau transfer.
- Raport Z, emis zilnic de casa de marcat.
Dacă magazinul acceptă exclusiv plăți online prin card sau transfer bancar, nu aveți obligația utilizării casei de marcat, dar păstrați extrasele bancare și rapoartele procesatorului de plăți.
2.3 Registre și declarații fiscale
Un SRL trebuie să dețină și să actualizeze:
- Registrul jurnal;
- Registrul inventar;
- Registrul unic de control;
- Balanța de verificare;
- Situațiile financiare anuale (bilanț, cont de profit și pierdere);
- Declarații fiscale: D300 (TVA), D394, D100, D112, D101 etc., în funcție de regimul fiscal.
Lipsa documentelor justificative poate duce la neacceptarea cheltuielilor și la majorarea impozitului datorat. Transmiteți lunar contabilului toate facturile și extrasele pentru a evita diferențe la închidere.
3. Documente legale obligatorii pe site-ul magazinului online
Un magazin online reprezintă un contract la distanță. De aceea, site-ul trebuie să includă politici clare și ușor accesibile.
3.1 Termeni și condiții
Documentul stabilește regulile colaborării cu clienții. Includeți:
- datele firmei (denumire, CUI, adresă);
- pașii procesului de comandă;
- metodele de plată și livrare;
- dreptul de retragere în 14 zile, conform OUG 34/2014;
- condițiile de garanție.
Adaptați textul la tipul produselor vândute. Dacă comercializați echipamente electronice, menționați clar politica de service și durata garanției.
3.2 Politica de confidențialitate (GDPR)
Conform Regulamentului (UE) 2016/679, trebuie să explicați:
- ce date colectați;
- în ce scop;
- temeiul legal al prelucrării;
- perioada de stocare;
- drepturile persoanelor vizate.
Includeți informații despre newsletter și obțineți consimțământ separat pentru marketing. Păstrați dovada acestui consimțământ în baza de date.
3.3 Politica de cookies
Afișați un banner de consimțământ la prima vizită și permiteți selectarea categoriilor de cookies. Menționați clar:
- cookies necesare;
- cookies de analiză;
- cookies de marketing.
Evitați bifarea implicită a tuturor opțiunilor. Consimțământul trebuie să fie exprimat activ.
3.4 Politica de retur și formularul de retragere
Publicați:
- modelul de formular de retragere;
- adresa de returnare;
- termenul de rambursare (maximum 14 zile de la notificare);
- excepțiile legale (produse personalizate, sigilate din motive de igienă etc.).
Un exemplu practic: dacă vindeți articole vestimentare, descrieți clar condițiile în care acceptați returul și starea în care produsul trebuie returnat.
4. Documente privind protecția consumatorului și siguranța produselor
4.1 Informații obligatorii despre produse
Fiecare pagină de produs trebuie să includă:
- descriere detaliată;
- preț final cu TVA;
- costuri de livrare înainte de finalizarea comenzii;
- disponibilitatea produsului;
- caracteristici tehnice relevante.
Informațiile incomplete pot genera reclamații la ANPC.
4.2 Certificat de garanție și procedura de reclamații
Pentru produse cu garanție legală, furnizați:
- Certificat de garanție;
- instrucțiuni privind service-ul;
- date de contact pentru reclamații.
Păstrați evidența solicitărilor și răspundeți în termenul legal.
4.3 Documente pentru produse reglementate
Dacă vindeți:
- alimente – solicitați avize ANSVSA;
- cosmetice sau suplimente – notificări la Ministerul Sănătății;
- echipamente electrice – declarații de conformitate CE.
Pentru importuri din afara UE, păstrați declarațiile vamale și documentele de conformitate.
5. Documente pentru gestionarea stocurilor și relația cu furnizorii
5.1 Documente de achiziție
Pentru fiecare livrare de marfă:
- Factura furnizorului;
- Aviz de însoțire a mărfii;
- NIR (Notă de intrare-recepție).
NIR-ul confirmă recepția cantitativă și calitativă și permite înregistrarea corectă în gestiune.
5.2 Evidența stocurilor
Mențineți:
- Fișa de magazie pentru fiecare produs;
- Proces-verbal de inventariere anual;
- documente de ajustare a stocului.
Dacă lucrați în sistem dropshipping, păstrați facturile furnizorului și contractul comercial care descrie fluxul logistic.
6. Documente pentru vânzarea în UE și internațional
6.1 Regimul OSS
Dacă depășiți plafonul de 10.000 euro pentru vânzări la distanță în UE, înregistrați-vă în sistemul OSS (One Stop Shop) prin ANAF.
Veți depune:
- declarații OSS trimestriale;
- evidențe detaliate ale vânzărilor pe fiecare stat membru.
Arhivați documentele cel puțin 10 ani, conform cerințelor europene.
6.2 Documente vamale
Pentru import/export:
- declarație vamală (DAU);
- documente de transport (CMR, AWB);
- certificate de origine.
Colaborați cu un broker vamal dacă operațiunile devin frecvente.
7. Documente interne privind protecția datelor și securitatea
Pe lângă politica publică, păstrați intern:
- Registrul de evidență a prelucrărilor;
- contracte cu împuterniciți (hosting, procesatori de plăți);
- procedură de gestionare a incidentelor de securitate;
- dovezi ale instruirii angajaților.
Dacă apare o breșă de securitate, notificați ANSPDCP în termenul prevăzut de lege și documentați incidentul.
8. Documente în relația cu angajații sau colaboratorii
Pentru echipa magazinului:
- Contracte individuale de muncă, înregistrate în Revisal;
- Fișa postului;
- Regulament intern (obligatoriu la minimum 10 angajați);
- Dosar personal;
- Pontaje lunare;
- contracte de colaborare pentru PFA sau freelanceri.
Depuneți declarația D112 lunar și calculați corect contribuțiile sociale.
Checklist practic pentru magazinul online în 2026
Folosiți lista de mai jos pentru autoevaluare:
A. Înființare
Act constitutiv / Cerere PFA
Dovada sediului
Rezervare denumire
Declarații pe proprie răspundere
B. Fiscal & contabilitate
Facturi și e-Factura
Bon fiscal (dacă este cazul)
Extrase bancare
Registre contabile
Declarații fiscale depuse la termen
C. Website
Termeni și condiții
Politica de confidențialitate
Politica de cookies
Politica de retur
D. Gestiune
Facturi furnizori
NIR
Fișe de magazie
Inventar anual
E. UE & internațional
Înregistrare OSS (dacă este cazul)
Declarații vamale
Documente de transport
F. GDPR & securitate
Registrul prelucrărilor
Contracte cu împuterniciți
Procedură incidente
G. HR
Contracte de muncă / colaborare
Fișe de post
Pontaje
Parcurgeți periodic această listă și actualizați documentele ori de câte ori modificați fluxul de lucru, introduceți produse noi sau extindeți vânzările în alte state. O structură documentară clară vă ajută să răspundeți rapid la controale și să administrați magazinul online într-un mod organizat și predictibil.
