Biroul Conventiilor este o organizatie non-profit al carei obiectiv principal este acela de a capta turismul de afaceri pentru oras sau destinatia catre care opereaza ; Sunt formate din institutii publice si cu participarea activa a organizatiilor publice sau private, camerelor de turism, camerelor de comert, mediilor academice sau altor entitati profesionale din sectorul turismului. 

Biroul Conventiilor este el insusi o entitate care furnizeaza informatii la zi, specializate si obiective cu privire la infrastructura si serviciile de care dispune destinatia, pentru organizarea de evenimente precum seminarii, congrese, conventii si excursii incentive. 

Turismul de congrese si conventii 

Turismul de congrese si conventii poate fi definit ca parte a segmentului turismului de afaceri, concentrandu-se in special pe organizarea de congrese, targuri, conventii, expozitii si excursii de stimulare. 

O modalitate care consta in excursiile care se fac pentru a participa la intalniri de diverse feluri, unde se imbina sesiunile de lucru cu tururile turistice sau cu activitatile si tururile care sunt programate. Aceste evenimente au un mare impact pentru nucleele primitoare, intrucat organizarea si realizarea lor presupune utilizarea unor servicii foarte variate, pe langa transport, cazare, alimentatie si divertisment, necesita incaperi, echipamente, material si personal de sprijin pentru executie de evenimente (hostess, interpreti, relatii publice). 

Turismul de congrese si conventii, pe langa faptul ca se concentreaza pe organizarea de vizite profesionale sau intalniri de afaceri, se bazeaza si pe activitatea turistica asa cum este cunoscuta, adica pe activitatile asociate de agrement si recreere in destinatia in care se desfasoara. dezvolta congrese si conventii. 

Acest tip de turism este foarte profitabil si are o mare proiectie in ceea ce priveste cresterea si pozitionarea sa la nivel mondial, datorita interactiunii participantilor care are loc la acest tip de intalniri, targuri si altele asemenea, datorita faptului ca dispun de facilitate. schimb de idei cu alti profesionisti de alte nationalitati. 

Avantajele turismului de congrese si conventii in comparatie cu turismul conventional 

Exista cateva avantaje ale turismului de congres sau cunoscut si sub numele de turism de afaceri in comparatie cu turismul conventional sau de masa.  

  1. Elementul economic ramas este mult mai mare decat cel al oricarui turist conventional, datorita puterii de cumparare ridicate care poate fi de trei pana la sapte ori mai mare fata de turistul conventional. 
  2. Aceste monede sunt distribuite in diverse sectoare, de la sofer de taxi pana la hoteluri, restaurante si diversi furnizori de servicii. 
  3. Acestia participa de obicei in grupuri mari, deoarece o conventie poate ajunge pana la 5.000 de persoane. 
  4. Regleaza sezonalitatea cererii turistice (imbunatateste gradul de ocupare in sezonul de jos). De exemplu, in orasele de plaja cand sezonul este scazut, acestia primesc grupuri de conventii, acordand avantaje organizatorilor precum pret, atentie personalizata. 
  5. Banii investiti in promovarea orasului ca destinatie turistica de congrese si conventii au o valoare mare de rentabilitate, investitia s-ar putea dovedi putina, fata de tot impactul economic pe care il lasa in oras. Pe de alta parte, se constituie ca un factor de multiplicare a eforturilor de promovare, asta inseamna ca atunci cand participantii la un eveniment pleaca multumiti de servicii si de orasul insusi, ei recomanda vizite la cunostintele lor. 
  6. Calatorii combina din ce in ce mai mult calatoriile de afaceri cu cele personale, inclinand spre activitati culturale si recreative. 
  7. Sunt oameni educati in mod normal si cu un nivel cultural ridicat, ceea ce ii face mai atenti cu infrastructura, monumentele, parcurile si serviciile pe care le ofera orasul.

Misiunea Biroului de Conventii 

Misiunea Biroului de Conventii este, practic, de a spori si dezvolta promovarea industriei de intalniri, congrese, excursii incentive si evenimente pentru grupuri intr-o anumita destinatie pentru a atrage acest tip de afaceri, in principal prin 3 proceduri:

  1. Conecteaza-te cu profesionisti locali din turismul corporativ si ofera tot sprijinul de care ar putea avea nevoie pentru a primi solicitari si, prin urmare, a confirma afacerea. Biroul Conventiilor este o baza comuna pentru companiile locale pe care se pot baza toti acesti furnizori de servicii MICE ( Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions ) pentru a consolida nevoile ofertei destinatiei, a o dezvolta si a o promova impreuna prin unirea fortelor.
  2. Ajungerea la planificatori de evenimente din intreaga lume, agentii emitente, companii nationale si internationale (cu alte cuvinte: potentiali clienti) pentru a le transmite informatii despre partenerii lor din destinatie, de la hoteluri la diverse servicii legate de evenimentele MICE din zona. Biroul Conventiilor trebuie sa fie cea mai importanta referinta a destinatiei pentru acesti potentiali clienti, deoarece trebuie sa-i consilieze si sa-i indrume atunci cand vine vorba de indicarea directiei corecte in care sa se deplaseze, in functie de caracteristicile evenimentului/grupului: dimensiune, date, tipologie, buget, nevoi, asteptari etc.
  3. Imbunatatirea conexiunii dintre cumparatori si furnizori prin diferite actiuni. De exemplu:
    • Organizarea de vizite comerciale (roadshow-uri, door to door) la principalii organizatori si companii de evenimente nationale si internationale.
    • Participarea la principalele targuri de turism pentru a reprezenta destinatia si membrii acesteia.
    • Organizarea  de Fam Trips pentru ca potentialii clienti sa vina la destinatie si sa o experimenteze prin toate aspectele asociate unui eveniment MICE : hoteluri, spatii de intalnire si sarbatori gastronomice, team building si activitati de agrement, transport local etc. si, de asemenea, pentru a putea intalni profesionistii care gestioneaza toate aceste servicii.

 A avea un Birou al Conventiilor este esential pentru promovarea unui oras ca destinatie pentru intalniri, congrese si conventii la nivel national si international, avand in vedere si ca este oportunitatea de a dezvolta noi produse, de a consolida oferta turistica si de a impulsiona economia destinatiei.