Scrierea unui e-mail prost va va distruge cariera? Nu. Dar invatarea regulilor nerostite pentru scrierea de e-mailuri profesionale poate imbunatati cat de competent arati in ochii colegilor tai.
Buna tuturor. Numele meu este Jeff si sunt cu adevarat onorat sa pot colabora cu Harvard Business Review pentru acest videoclip despre o pasiune a mea tocilar: eticheta e-mailului la locul de munca. Ganditi-va la ultima data cand ati primit un e-mail prost scris. S-ar putea sa fi trebuit sa-l recititi de cateva ori pentru a obtine punctul principal, iar elementele de actiune ar fi putut fi imprastiate peste tot.
In cel mai rau caz, a condus la un fir de e-mail inainte si inapoi inutil de lung, care ar fi putut fi evitat daca e-mailul initial ar fi fost planificat corespunzator. Aici consta frumusetea e-mailurilor bine realizate. Nu numai ca te ajuta pe tine, expeditorul, sa fii mai capabil prin prezentarea unor abilitati puternice de comunicare, dar economiseste si cititorului atat de mult din timpul lor, doar prezentand informatii relevante pentru el.
Deci, fara alte prelungiri, primul meu pas este sa am un indemn la actiune, atunci cand este cazul, in linia de subiect al e-mailului. Cei mai multi dintre noi sunt familiarizati cu o „actiune necesara” generica in randurile de subiect, nu? Recomandarea mea este doar sa faceti un pas mai departe si sa includeti exact ceea ce trebuie sa faca destinatarul si timpul estimat necesar pentru a face acest lucru.
De exemplu, in loc sa scrieti „Actiune necesara, feedback pentru proiectul X”, scrieti „Cinci minute – feedback pentru sondaj pentru proiectul X”. Acest truc foarte mic va ofera mult mai mult context. Este un sondaj pentru proiectul X. Pot sa-l fac foarte repede intre cele doua intalniri pe care le am. Sau, daca nu este adecvat sa includeti timpul estimat, fiti specific in ceea ce priveste apelul la actiune. De exemplu, in loc de „estimari de cheltuieli pentru T4”, scrieti „Elon sa aprobe estimarile de cheltuieli pentru T4”. Deci Elon stie ce se asteapta de la el chiar inainte sa deschida e-mailul.
Pasul numarul doi: ramaneti cu un fir de e-mail pentru acelasi subiect. O sa fiu sincer, am fost chemat pentru asta de o colega de-a mea, dar ma bucur ca mi-a spus. Practic, trimiteam e-mailuri separate pentru acelasi proiect ori de cate ori aveam o idee noua sau o intrebare ulterioara. Dar daca te gandesti la asta din punctul de vedere al destinatarului, ii lipseste contextul din firul de e-mail original si mai multe e-mailuri noi pe acelasi subiect isi infunda casutele de e-mail inutil. Deci, regula generala aici este sa ramaneti la lantul de e-mail initial pentru orice subiect dat, astfel incat toata lumea sa se poata referi la aceleasi informatii.
Sfatul de eticheta al e-mailului numarul trei: explicati de ce ati adaugat sau ati eliminat destinatari in firele de e-mail. Exista multe situatii in care trebuie sa adaugi pe cineva in firul de e-mail pentru a primi informatiile acestuia sau sa scoti pe cineva pentru a-si economisi casuta de e-mail. O modalitate profesionala si usoara de a face acest lucru este sa adaugati o propozitie in partea de sus a e-mailului, care sa arate clar pe cine ati adaugat sau ati scos. Imi place sa adaug paranteze si sa pun fontul in cursiv pentru a-l separa de corpul propriu-zis al e-mailului. Astfel, cititorii stiu imediat cine sunt noii destinatari.
Sfatul numarul patru se adreseaza de fapt unei miscari foarte mari de-a mea, care este atunci cand expeditorii includ o multime de informatii in avans, dar ceea ce incearca cu adevarat sa obtina sau sa ceara este chiar la sfarsitul e-mailului. Pentru a evita acest lucru, includeti intotdeauna mai intai punctul principal, urmat de context. Comparati aceste doua e-mailuri:
„Buna Jane, ma numesc Jeff si fac parte din echipa de marketing de produs. Pregatim un pachet de prognoze pentru marele sef si el cauta cifrele de proiectie a veniturilor pentru masina electrica secreta care va fi lansata in curand. Pot sa te deranjez sa scoti acele date pentru mine?”
„Buna Jane, va rog sa va deranjez pentru cifrele estimate ale veniturilor din masinile electrice? Context: echipa de marketing de produs pregateste in prezent un pachet de prognoze pentru marele sef si speram sa folosim proiectiile pentru a lupta pentru mai mult buget. Ar fi uimitor sa obtinem numere pentru 2025 pana in 2030 intr-un format Google Sheets.”
Impingand contextul inapoi, ii oferim celeilalte persoane optiunea de a citi partea nu atat de importanta a e-mailului. Adesea, atunci cand trimitem e-mail cuiva mai in varsta decat noi, ne simtim obligati sa explicam de ce trimitem e-mailuri chiar de la inceput, astfel incat sa nu para ca ii deranjam. Acest lucru este de fapt contraproductiv, deoarece, daca persoana este foarte in varsta, probabil ca vrea doar sa stie despre ce ii trimiteti e-mail, astfel incat sa poata face fata, apoi sa mearga mai departe cu propriile programe.
Sfatul numarul cinci: daca primiti un e-mail cu mult continut dezorganizat, rezumati punctele principale ale expeditorului in raspunsul dvs. Deci, daca primesti un e-mail de la cineva care in mod clar nu a vizionat acest videoclip si ti-a trimis un mesaj lung, pronuntat si complicat pe care trebuie sa-l recitesti de cateva ori, vrei sa faci doua lucruri.
Numarul unu, trimite-le acest videoclip. Numarul doi, acordati-va cateva minute pentru a identifica si grupa temele comune din e-mailul lor si rezumati mesajul lor in cateva propozitii inainte de a raspunde la orice va trimit e-mail. Acest lucru nu numai ca va ajuta sa confirmati ca intelegerea dvs. este corecta, ci si cealalta parte va aprecia efortul suplimentar pe care l-ati depus pentru a-l ajuta sa-si organizeze gandurile.
Sfat de eticheta a e-mailului numarul sase: Hiperlink orice este posibil. Acesta este un alt suparat de-al meu. Daca partajati un link cu cineva prin e-mail, ar trebui sa va luati cateva secunde suplimentare pentru a apasa Command K pe Mac sau Control K pe Windows si hyperlink la site-ul web extern sau la videoclip. Nu numai ca acest lucru pare mult mai curat pentru destinatar decat simpla lipire a linkului mare, dar scade si sansele ca dvs. sa faceti o greseala prin adaugarea unei litere suplimentare sau stergerea uneia din adresa URL initiala.
Sfatul numarul sapte: schimbati setarea implicita la „raspunde” in loc de „raspunde tuturor”. Aceasta este, sincer, partea de avertizare fata de risc a mea. Dupa cum ma gandesc la asta, sa spunem ca raspunsul tau la un e-mail in graba si faci o greseala, prejudiciul este limitat pentru acel destinatar, deoarece setarea ta implicita este sa raspunzi unei singure persoane in loc sa raspunzi tuturor. Aceasta este o setare standard pentru cei mai populari clienti de e-mail si, de obicei, o puteti gasi in sectiunea de setari generale.
Sfat de e-mail numarul opt: Schimbati optiunea „Anulati trimiterea” la 30 de secunde. Deci s-ar putea sa nu stiti acest lucru, dar legea lui Murphy atunci cand vine vorba de e-mailuri la locul de munca este ca va veti prinde intotdeauna greselile la 10 secunde dupa ce e-mailul este deja trimis. Lasand toate glumele deoparte, sunt sigur ca toti am fost acolo. Trimitem un e-mail, intram in folderul de e-mail trimis pentru a-l citi din perspectiva celeilalte persoane si ne dam seama ca ceva nu este in regula.
Din nou, aceasta este o setare standard cu care va puteti juca in toate aplicatiile de e-mail. In loc de cele cinci secunde implicite, anulati trimiterea, de exemplu, actualizati la 30 de secunde pentru o masura buna.
