Obtinerea licentelor necesare deschiderii unei afaceri devine un adevarat cosmar pentru majoritatea antreprenorilor.
Sa fim clari. Acordarea unei licente de deschidere pentru orice afacere ar trebui sa dureze intre 15 zile si patru luni, dar, in practica, acest proces dureaza luni si chiar ani. Rezultatul? Multi antreprenori care isi incep afacerea sau care decid sa-si extinda afacerea ajung sa lucreze ilegal. Si nu numai atat. Fara licenta de deschidere aprobata sau cu licenta de construire in asteptarea aprobarii din cauza unor cerinte administrative continue care nu fusesera prevazute, acestia risca o sanctiune grava care ar putea presupune si suspendarea sau incetarea temporara a activitatii si inchiderea unui sediu.
Exista o gama larga de reglementari ambigue si contradictorii (nationale, regionale si locale). In unele cazuri, acestea provoaca probleme de interpretare, chiar si atunci cand proiectul este in mainile profesionistilor. Putem lua o decizie bazata pe o parte din reglementarile aplicabile si apoi tehnicianul consiliului o poate interpreta diferit”.
Din acest motiv, antreprenorii sunt nevoiti sa aleaga intre paralizarea deschiderii activitatii pana cand totul este bine legat (achitarea chiriei si fara venituri) sau inceperea lucrului fara autorizatie si asteptarea ca proiectul sa fie in final aprobat. Majoritatea o aleg pe cea din urma.
Sfaturi generale
-Incepeti procedurile din timp, deoarece acestea pot intarzia deschiderea afacerii.-Cerintele variaza de la o comunitate autonoma la alta, si conform municipalitatii.-Reglementarile se schimba rapid. Este intotdeauna recomandabil sa solicitati informatii actualizate de la administratia corespunzatoare.-Faceti copii ale documentelor pe care trebuie sa le prezentati. Cele mai frecvente sunt: Identificarea societatii si a titularului acesteia.
Datele afacerii si ale proprietarului: raport explicativ al activitatii, calificarea academica a responsabilului si primirea platii cotizatiei asociatiei profesionale.
Date locale: act de proprietate sau contract de inchiriere, planuri locale care indica destinatia fiecarui sejur si alte informatii de interes, in functie de activitate.
Licenta de deschidere
Licenta sau comunicarea de activitate sau deschidere este documentul care atesta ca incinta dispune de conditiile corespunzatoare de locuibilitate si utilizare pentru a gazdui activitatea economica pentru care este destinat, fara a crea neplaceri tertilor.
Obligatoriu pentru : Pana acum toate spatiile trebuiau sa aiba aceasta licenta. Au fost scutite doar activitatile profesionale, mestesugaresti sau artistice desfasurate in locuinta propriu-zisa, cu conditia sa nu existe vanzare directa catre public si sa nu se creeze inconveniente vecinilor.
Totusi, acele activitati care afecteaza protectia mediului sau a patrimoniului istorico-artistic, siguranta sau sanatatea publica, ori care presupun folosirea si ocuparea privata a bunurilor din domeniul public, pot fi supuse licentei sau controlului preventiv, cu conditia ca decizia de a depunerea este justificata si proportionala”.
Cu toate acestea, in practica, o noua afacere trebuie, odata cu prezentarea Declaratiei de Responsabilitate, sa plateasca o taxa in majoritatea consiliilor orasenesti (pentru prestarea de servicii urbane, pentru uz privat, folosirea domeniului public,…) si, in In multe cazuri, intocmeste si un raport tehnic (care in unele municipalitati trebuie realizat de entitati colaboratoare acreditate).
Proces. Procedura generala pentru alte tipuri de companii, pasii ar fi:
Pentru activitatile inofensive , care in principiu nu ar trebui sa provoace niciun disconfort, cerintele sunt mai simple. Este cazul, de exemplu, al magazinelor care vand produse neperisabile sau periculoase (cum ar fi un magazin de papetarie sau un butic de moda), sau un birou mic deschis publicului (cum ar fi o agentie imobiliara sau o agentie).
Pentru activitati de calificare . Cerintele vor creste pentru licente pentru activitati clasificate ca suparatoare (cele care pot degaja zgomot, vibratii, gaze, praf etc.), nesanatoase (cele care pot provoca eliberarea sau evacuarea de produse sau substante nocive pentru sanatate), nocive. (cele care pot provoca daune mediului) sau periculoase (legate de explozivi, combustibili, produse radioactive…). Pentru a desfasura activitati suparatoare este necesara autorizarea expresa a comunitatii de proprietari ai imobilului. Restul activitatilor clasificate se vor desfasura in general pe teren industrial.
Termenele limita . „Termenul de solutionare a procedurii depinde de volumul de munca pe care il are consiliul orasenesc la momentul solicitarii”, clarifica expertii. Intrucat poate dura cateva luni, pentru aceste proceduri functioneaza „tacerea negativa” a Administratiei: adica daca tace, acorda. In conformitate cu acest principiu, daca sediul indeplineste cerintele, afacerea poate fi deschisa provizoriu pana la sosirea licentei definitive, atata timp cat esti sigur ca indeplinesti cerintele legale.
Cerinte uzuale
1. Licenta de construire
Obligatoriu pentru : toate spatiile care trebuie conditionate pentru a obtine licenta de deschidere si ori de cate ori trebuie facute lucrari.
Procedura : un tehnician municipal va examina incinta si va elibera licenta de construire care va indica renovarile necesare. In cazul in care sunt lucrari minore, tehnicianul poate acorda licenta provizorie de deschidere, conditionata de realizarea imbunatatirilor. Daca sunt necesare lucrari majore, va fi o noua inspectie dupa remodelare.
2. Masuri de izolare fonica
Obligatoriu pentru : spatii in care se desfasoara activitati potential poluante din cauza zgomotului si vibratiilor, precum baruri, ateliere, spectacole, centre educationale etc.
Procedura : Proprietarii incintei trebuie sa depuna un studiu de impact acustic semnat de un tehnician care sa cuprinda un raport explicativ si planuri, in care sunt detaliate caracteristicile sursei de contaminare si masurile de control si prevenire adoptate: sonometre, limitatoare de zgomot, usa dubla. , izolare speciala etc.
3. Masuri de igiena
Obligatoriu pentru : locurile in care se servesc mancare si/sau bauturi, cum ar fi baruri, cantine, restaurante, inghetate…
Procedura : reglementarile municipale detaliaza caracteristicile fiecarei incaperi (bucatarie, depozitare, zona bar, zona publica, toalete si vestiare), indicand suprafata minima a acesteia, materialele de constructie, ventilatia si tipul de mobilier. De exemplu, au nevoie de o evacuare a fumului si de zone separate pentru tratarea alimentelor si a deseurilor, precum si de aparate specifice, material de curatare si containere de gunoi.
4. Plan de incendiu
Obligatoriu pentru : toate cladirile trebuie sa aiba semnalizare de evacuare, iluminat de urgenta si stingatoare. Planurile de incendiu sunt obligatorii pentru centrele de sanatate, spectacolele publice, cazarea turistica si activitatile industriale.
Procedura : trebuie sa aiba planuri de urgenta care sa includa protocoale de evacuare si autoprotectie. In plus, este necesar sa se expuna la loc vizibil planurile incintei cu caile de iesire, sa aiba alarme acustice si sa ai stingatoarele corespunzatoare tipurilor de incendiu ce se pot produce.
Sfaturi:
– Inainte de a cumpara sau a inchiria un loc, trebuie sa mergi in zona de urbanism a primariei pentru a vedea daca ai licenta, avertizeaza expertii. In consecinta, este indicat sa nu ne bazam pe faptul ca activitatea pe care dorim sa o desfasuram se desfasoara deja in incinta. Ordonantele orasului se schimba frecvent si este posibil sa fi obtinut odata licenta, dar sa nu mai respectati reglementarile.
-La momentul depunerii de catre intreprinzator formularul de solicitare a licentei, va trebui sa plateasca taxele, indiferent daca aceasta este acordata.
-Exista studiouri de arhitectura sau inginerie si firme de constructii specializate in adaptarea spatiilor la obligatiile impuse de licenta de activitate corespunzatoare.
-In plus, va trebui sa angajati serviciile unui studio profesional ori de cate ori vi se cere sa prezentati un proiect avizat de scoala corespunzatoare pentru procesarea licentei dumneavoastra.
Cum sa le alegi?
Nu te zgarci la acest aspect si alege pe cineva cu experienta in zona in care vei lucra. Daca cunoasteti criteriile urmate de tehnicianul care trebuie sa va evalueze proiectul, va fi mai greu ca evenimentele neprevazute sa dea inapoi deschiderea afacerii dumneavoastra.
Cat costa?
Costul depinde de compania la care mergi si de proiect. Exista si solutii tehnologice care fac procesul mai rapid si mai ieftin.
Autorizatie de deschidere
Autorizatia de deschidere este documentul prin care administratia competenta confirma ca activitatea economica se desfasoara in conformitate cu standarde minime de calitate in fabricarea produselor sau in prestarea serviciilor.
Inregistrarea intr-un registru este o masura obligatorie pentru activitatile care pot avea un impact semnificativ asupra sanatatii sau sigurantei publice. Acest registru este o lista a firmelor dependente de minister sau de consiliul regional competent in activitatea pe care o desfasoara. Obiectivul este de a avea un control mai mare asupra acestor afaceri, in scop de inspectie.
Obligatoriu pentru : Exista multe activitati care necesita aceste proceduri, asa ca va fi necesar sa consultati fiecare caz particular. In general, toate activitatile clasificate, si in mod specific, evidentiaza activitatile de sanatate; cele industriale; instalarea, intretinerea si repararea sistemelor de gaze; electricitate, instalatii sanitare etc.
Firmele de vanzare la distanta (prin posta, telefonic sau pe internet) trebuie sa fie inregistrate intr-un registru dependent de Directia Generala Politica Comerciala, a Ministerului Economiei. In acest fel, se urmareste atenuarea potentiala lipsa de aparare a consumatorului.
Procedura : In general, autorizarea este responsabilitatea comunitatii autonome, desi in anumite cazuri depinde de un minister. Atunci cand autorizatia este o cerinta esentiala pentru ca afacerea sa obtina licenta municipala de deschidere, de obicei primaria insasi este cea care transfera dosarul conducerii generale.
Termenul de obtinere a autorizatiei va depinde de volumul de munca pe care il are consiliul si de procedurile care trebuie efectuate. „De exemplu, activitatile clasificate presupun efectuarea unei proceduri prealabile: publicarea in primarie, pentru ca vecinii sa-l cunoasca si sa isi prezinte acuzatiile. „In mod logic, asta va prelungi foarte mult termenele”.
Sfaturi :
-Autorizatiile de deschidere si inregistrarea in registre se gestioneaza in ministere sau delegatii ministeriale, dupa caz. Aceste agentii sunt de obicei situate in capitalele de provincie. In cazul in care intreprinzatorul are domiciliul intr-un municipiu departe de capitala si nu doreste sa calatoreasca, poate recurge la corespondenta administrativa: prezentati cererea la primarie pentru ca de acolo sa fie trimisa ca valiza interna la minister unde trebuie sa fie procesate, explica un expert. O alta varianta este sa o faci la Correos, solicitand aceeasi procedura.
Cerinte uzuale
Autorizatia de deschidere este legata de proprietar, de sediu si de activitate. Aspectele pe care le are in vedere nu se limiteaza la conditiile sediului: tin cont si de calificarea personalului, respectarea protocoalelor specifice de lucru, bune practici in relatia cu clientul etc.
1. Licenta de construire
Exista activitati in care munca zilnica afecteaza siguranta consumatorului sau integritatea bunurilor acestuia, pentru care este necesara pregatirea specifica sau acceptarea regulilor de conduita stabilite de asociatiile profesionale. Cele mai raspandite sunt cardul de sanatate pentru manipulatorii de alimente (pentru intreprinderile dedicate pregatirii, manipularii, transportului si vanzarii alimentelor, precum baruri, restaurante, hoteluri, transportatori, magazine…), cardul de instalator, intretinator sau operator ( sisteme electrice, sanitare, gaze, incalzire si aer conditionat, etc.) si calitatea de membru obligatoriu (avocati, personal medical, farmacisti, arhitecti, etc.)
2. Garantii economice
Orice activitate economica poate provoca daune tertilor sau bunurilor altora. Pentru activitatile economice si profesiile in care riscul este mai mare decat de obicei, sau prejudiciul poate fi semnificativ, este obligatorie economisirea unei sume de bani pentru a-si indeplini responsabilitatile viitoare. Cele mai frecvente proceduri sunt contractarea unei asigurari de raspundere civila – ar trebui sa intrebati asociatiile profesionale, deoarece multe ofera asigurari specifice pentru membrii lor – si constituirea unei garantii pentru corectarea eventualelor daune aduse tertilor, dar sunt acceptate si garantii bancare, asigurari de garantii si titluri de valoare emise public).
3. Declaratie de impact asupra mediului
Obligatorio para grandes actividades agropecuarias, mineras o industriales, campamentos de turismo, imprentas y centros de reprografia, talleres de vehiculos y maquinaria, tintorerias, centros sanitarios y veterinarios,manipulacion y distribucion de productos quimicos o farmaceuticos, actividades contaminantes por ruido…
4. Masuri de securitate
Unitatile in care sunt depozitate obiecte de mare valoare sau sume mari de bani pot fi supuse jafurilor, care ar pune in pericol lucratorii si consumatorii care se afla in ele. Conform Reglementarilor de securitate privata, acestea trebuie sa aiba sisteme de supraveghere video, alarme si alte sisteme. Pentru instalarea acestora trebuie solicitata autorizatie de la Delegatia Guvernului. Dupa finalizarea lucrarilor, delegatia va efectua o inspectie si va elibera autorizatia. Masurile de securitate vor fi revizuite periodic.
Angajatorul care are angajati in sarcina sa raspunde direct de securitatea si sanatatea acestora in tot ceea ce tine de munca pe care o desfasoara in timpul zilei de munca, si este obligat sa respecte toate prevederile referitoare la prevenirea riscurilor profesionale. Administratiile publice trebuie sa isi exercite functia de inspectie in toate locurile in care exista un raport de munca. Comunicarea de deschidere a centrului de munca permite autoritatilor sa cunoasca existenta acestei relatii si sa stabileasca controalele necesare.
Obligatoriu pentru : Toti angajatorii care au angajati in sarcina lor. De asemenea, este necesar sa finalizati aceasta procedura la reluarea activitatii comerciale dupa ce ati efectuat extinderi sau modificari la locul de munca.
Procedura : O comunicare de deschidere a afacerii trebuie trimisa la Directia Generala a Muncii a ministerului sau consiliului regional corespunzator (in functie de administratia care are aceasta competenta) in termen de 30 de zile de la deschiderea mentionata. Tehnicienii desemnati vor verifica daca centrul de lucru respecta toate standardele obligatorii de sanatate si securitate la locul de munca si, daca totul este in regula, vor sigila cartea de oaspeti pe care trebuie sa o ai in afacerea ta, in care trebuie sa semneze de fiecare data cand viziteaza. .efectuati o inspectie.
Prevenirea riscurilor
Daca localul are licenta municipala, este ca indeplineste conditiile de utilizare. In plus, locul de munca trebuie sa aiba un Plan de Prevenire a Riscurilor.
Necesar pentru : Toate companiile care au angajati.
Procedura : Planul trebuie intocmit de un tehnician de prevenire, care va evalua riscurile si va lua masurile necesare pentru a le minimiza. Angajatorul insusi o poate face (daca are titlu), sau poate sa o delege unui angajat sau sa mearga la un serviciu de prevenire terta parte. Pentru a alege cea mai potrivita entitate, cel mai bine este sa solicitati mai multe oferte si sa evaluati conditiile acestora: ce activitati includ, cate vizite vor face pe an si cand vor incepe. Preturile sunt variabile.
Inregistrarea brevetului
In unele cazuri, ideea de a incepe o afacere apare atunci cand se verifica posibilitatile unei noi inventii sau dezvoltari. Aici este convenabil sa se inregistreze un brevet: un certificat prin care este recunoscuta calitatea de autor a inventiei si este protejat dreptul autorului acesteia de a o exploata sau comercializa. Acest certificat este acordat de stat.
Proces
-Diferitele tipuri de brevete (nationale, europene, internationale, model de utilitate, certificat suplimentar de protectie).
-Primul pas este sa completati cererea si sa platiti o taxa. Procesul va dura cateva luni. Din momentul solicitarii, proprietarul are la dispozitie un termen de aproximativ 15 luni pentru a solicita Raportul privind starea tehnicii. Pentru aceasta, va trebui sa prezentati toata documentatia necesara pentru a va descrie inventia: desene, explicatii, planuri, formule etc. Biroul va studia inventia si va intocmi raportul mentionat mai sus, care va evidentia caracteristicile tehnice ale acesteia. Daca ajunge la concluzia ca inventia nu este deja inregistrata, va acorda brevetul.
-In momentul rezolvarii procesului, inventatorul trebuie sa plateasca taxele de concesiune, care acopera taxele pentru primii doi ani. De acolo, in fiecare an trebuie sa platiti o suma care creste pe masura ce trece timpul. Exista o scutire de taxa, care functioneaza de fapt ca o amanare pentru primii patru ani.
-Detinatorul brevetului trebuie sa exploateze inventia, singur sau prin terti, in termen de patru ani de la depunere, sau trei ani de la acordare.
Accelereaza procedurile
Pe langa documentatia de baza pentru a solicita licenta, intrebati despre toate reglementarile aplicabile proiectului dvs.: legea riscului profesional, reglementari de mediu, privind instalatiile electrice… Si, mai ales, evitati cele mai frecvente greseli:
Transfer de licenta
Pentru a grabi procedurile, poate fi interesant sa cautati spatii care au deja licenta acordata pentru aceeasi activitate pe care doriti sa o desfasurati. Daca deschideti un restaurant, cautati un loc care are deja o afacere de restaurant si licenta de activitate a fost acordata. Daca nu faceti lucrari grozave, o revizuire si o solicitare de schimbare a titularului de licenta va fi suficienta. Da, intradevar. Trebuie sa fii atent cu afacerea aleasa. Unele pot arata similare si nu sunt.
Afaceri de acasa
Pentru afacerile dintr-o comunitate de cartier, mai degraba decat criteriile Administratiei, trebuie sa tii cont de parerea chiriasilor. Este posibil sa descoperiti ca nu puteti deschide o afacere daca comunitatea de proprietari refuza sa o autorizeze. Este un aspect important atunci cand vine vorba de afaceri precum o consultatie sau orice alta care presupune trecerea continua a clientilor care urca si coboara scarile. Pentru a evita surprizele, inainte de a inchiria sau de a cumpara, cel mai bine este sa intrebati si sa o supuneti la vot.
Atentie la reglementarile impotriva incendiilor
Ceva foarte comun este ca un antreprenor inchiriaza un depozit industrial pentru orice activitate, de exemplu, un atelier de tamplarie, dar nu stie ce sa faca in ceea ce priveste incendiile si autorizatia de descarcare. Dintre acestea, subiectul incendiilor este foarte important. Atat de mult incat schimbarile necesare te pot determina sa te muti in alta locatie pentru ca va fi mai profitabila. Reglementarile sunt foarte stricte cu navele vechi.
Atentia publicului
In afacerile de servicii pentru clienti, principalele probleme apar din iesirile de urgenta si numarul de toalete necesare. Pe langa cel pe care il alocati clientilor, veti avea nevoie de unul pentru angajatii dvs. si altul pentru persoanele cu dizabilitati.
