Nu ar trebui sa fie surprinzator faptul ca in comunicarea de afaceri, subiectul principal este afacerea in sine. Cu cat eficienta unei astfel de comunicari este mai mare, cu atat este mai mare probabilitatea dezvoltarii afacerii.
Dar procesul de comunicare este un fenomen complex si ambiguu, care, fara indoiala, are propriile tehnologii de navigat (dar nu se limiteaza doar la tehnologie). Din perspectiva mea, elementul principal in comunicare a fost intotdeauna si va ramane intotdeauna individul. In ciuda pozitiei, salariului si statutului cuiva, personalitatea, perceptia, reactiile si asa mai departe definesc calitatea comunicarii. Scriitorul german Johann Wolfgang von Goethe este citat ca a spus: „Comportamentul este o oglinda in care fiecare isi arata propria imagine”. Cred ca asta spune totul.
Luati in considerare rezultatele unui studiu recent al The Economist Intelligence Unit, care a constatat ca o comunicare slaba poate afecta afacerea dvs. si poate duce la rezultate nedorite, inclusiv: intarzierea sau esecul in finalizarea proiectelor, moralul scazut, stresul crescut, obiectivele de performanta ratate si sute de vanzari pierdute de mii de dolari.
Ganditi-va la aceste cifre: companiile investesc mult in strategii, marketing, branding si asa mai departe, in ciuda faptului ca resursele financiare ar putea fi la fel de potrivite intern pentru ceva care este critic si nu functioneaza, si anume comunicare.
Cine este responsabil pentru comunicarea eficienta la locul de munca?
Cred ca calitatea comunicarii este influentata de doi factori subiectivi, fiecare dintre care ar putea crea o neintelegere.
Primul factor sunt asteptarile oamenilor despre ceilalti, care, pe de o parte, creeaza iluzia ca toti oamenii sunt la fel – ca percep lucrurile la fel, le proceseaza la fel si le inteleg la fel. Dar cand devine brusc clar ca, de fapt, nu suntem la fel, am vazut ca oamenii de multe ori trec usor intr-o linie de gandire diferita: ca suntem cu totii diferiti si ca nu ne vom intelege niciodata. Cand se intampla acest lucru, cineva s-ar putea pierde motivatia (si un astfel de comportament este comun pentru noi toti) si incepe sa caute pe altii care sunt similari pana la urmatoarea lor interactiune dezamagitoare.
Acest proces continua sa se repete, avand in vedere ca, ca regula generala, oamenii tind sa creada ca cauza neintelegerii este atribuita altora. Prin urmare, al doilea factor care influenteaza comunicarea este legat de responsabilitatea personala. Cine crezi ca este cu adevarat responsabil pentru comunicarea de afaceri, un expeditor sau un destinatar? De fapt, ambii sunt la fel de responsabili, dar sfera de responsabilitate este diferita.
Expeditorul este responsabil pentru:
• Atragerea si mentinerea atentiei celorlalti.
• Transmiterea unui mesaj clar si raspunsul la intrebari.
• Asigurarea faptului ca oamenii le inteleg si parafrazarea daca este necesar.
Destinatarul este responsabil pentru:
• Sa fii atent si sa te concentrezi asupra celorlalti.
• Ascultarea activa si adresarea intrebarilor daca este necesar.
• Furnizarea de feedback ca mesajul initial este inteles.
Comunicarea este considerata eficienta atunci cand mesajul inteles de destinatar este identic cu mesajul inteles de expeditor. Acesta este singurul criteriu esential.
Cum sa incurajam comunicarea eficienta
Pentru a va asigura ca locul de munca este unul care permite o comunicare de succes, este important sa intelegeti mai intai ce demonstreaza lipsa unei comunicari eficiente in cadrul companiilor, cum ar fi:
• Conflicte si neintelegeri intre departamente, echipe si colegi.
• Implementarea incorecta a strategiilor, acordurilor sau planurilor.
• O atmosfera care nu include colaborarea, deschiderea si increderea.
• Nicio initiativa de a comunica, de a cere ajutor, de a impartasi sau de a critica.
• Incapacitatea angajatilor de a se identifica cu misiunea si viziunea companiei.
• Schimbarea ridicata a personalului, in ciuda remuneratiei si a programarii adecvate.
Daca vedeti oricare dintre aceste semnale, probabil ca trebuie sa lucrati la tehnicile de comunicare.
1. Incepeti prin a explica motivatia din spatele schimbarii obiceiurilor proaste de comunicare. Angajatii ar trebui sa inteleaga scopul acestei schimbari, care poate fi promovata prin povesti de succes si modul in care beneficiaza de rezultat. De asemenea, puteti cere contributii suplimentare de la liderii formali si informali care sustin schimbarea. O masura a succesului la acest nivel este atunci cand personalul manifesta interes si incepe sa genereze idei.
2. Apoi, educati oamenii despre caracteristicile care ne fac diferiti. Cu asta, exerseaza tehnologiile de comunicare eficienta. Cred ca un format de training corporativ este intotdeauna cea mai buna optiune, avand in vedere ca transforma procesul de comunicare din reactiv in proactiv.
In comunicarea proactiva, o persoana gaseste originile realitatii in sine, in timp ce in comunicarea reactiva ea crede ca originile sunt in altii. Potrivit lui Stephen Covey, autorul cartii The 7 Habits of Highly Effective People , proactivitatea este una dintre cele mai importante calitati ale oricarei persoane de succes, ca sa nu mai vorbim de lideri, ale caror eforturi sunt direct asociate cu realizarile oricarei companii. Succesul la acest nivel poate fi masurat printr-o crestere a frecventei interactiunilor dintre angajati, echipe si departamente.
3. Pasul final este inceperea implementarii standardelor comune de comunicare. Aceste standarde ar trebui stabilite mai intai intr-o singura echipa sau departament pentru a aborda terminologia, canalele de schimb de informatii, nivelul de urgenta, rezultatele asteptate, rolurile angajatilor, feedback-ul necesar, termenele limita etc. eficacitate. Acest pas ar putea include documente, brainstorming, discutii de grup, studii de caz etc. Masura succesului la acest nivel este o atmosfera pozitiva vizibila in cadrul angajatilor care incep sa simta primele efecte tangibile ale schimbarii. Apoi aceste standarde pot fi promovate in intreaga companie.
Succesul in afaceri ramane inca una dintre cele mai provocatoare fatete din economia turbulenta de astazi. Factorii externi sunt acum mai volatili si mai imprevizibili; mai important, un sistem constructiv si operabil din „interior” este esential pentru a supravietui unor astfel de conditii. Asigurarea functionalitatii in astfel de conditii se bazeaza pe doua componente, oamenii si finantele, care sunt puternic interconectate. Liderii competenti joaca un rol prin care reactioneaza la provocari, dar liderii eficienti cu o atitudine proactiva dezvoltata abordeaza provocarile inainte de a se manifesta.
