Pentru firmele mici, RO e-Factura înseamnă un lucru simplu: orice factură emisă către alte firme din România sau către consumatori trebuie transmisă în format XML prin sistemul ANAF, în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere, termen în vigoare din 1 ianuarie 2026. Obligația nu depinde de cifra de afaceri și nici de statutul de plătitor de TVA, iar întârzierea se amendează cu 1.000–2.500 de lei pentru firmele mici. Excepția nouă din 2026 privește doar persoanele fizice identificate prin CNP, pentru care sistemul a devenit opțional.
Pe scurt
- e-Factura este obligatorie în relația B2B din 1 ianuarie 2024 și în relația B2C (către persoane fizice) din 1 ianuarie 2025.
- Din 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare, nu calendaristice (OUG 89/2025).
- Microîntreprinderile și firmele neplătitoare de TVA nu sunt scutite: obligația se aplică și sub plafonul de scutire de TVA.
- În B2B, factura netransmisă prin sistem poate atrage o sancțiune de 15% din valoarea ei, atât pentru emitent, cât și pentru cumpărătorul care o înregistrează.
- Persoanele fizice care lucrează pe CNP (de exemplu, cu venituri din drepturi de autor) pot folosi sistemul opțional, conform Legii 88/2026; PFA-urile și întreprinderile individuale, care au CIF, rămân obligate.
- Factura cu valoare juridică este fișierul XML validat și semnat de Ministerul Finanțelor, nu PDF-ul.
Ce este RO e-Factura și de ce contează pentru o firmă mică?
RO e-Factura este sistemul național prin care facturile se transmit electronic către ANAF, care le validează și le pune la dispoziția cumpărătorului. Pentru o firmă mică, asta schimbă fluxul de lucru: factura nu mai „pleacă” doar pe e-mail la client, ci trece obligatoriu prin Spațiul Privat Virtual (SPV).
Cadrul legal este OUG nr. 120/2021, modificată de mai multe ori, plus Codul fiscal și Codul de procedură fiscală. Practic, ANAF primește în timp real datele din facturi, pe care le folosește la controlul TVA și la precompletarea unor declarații. Pentru firmele mici, asta înseamnă că nepotrivirile dintre ce declari și ce ai facturat devin vizibile mult mai repede.
Cine trebuie să folosească e-Factura în 2026?
Pe scurt: aproape toate entitățile cu CIF stabilite în România, indiferent de mărime. Tabelul de mai jos rezumă situația la noiembrie 2026.
| Tip de contribuabil | Obligatoriu în e-Factura? | Observații |
|---|---|---|
| SRL, inclusiv microîntreprindere | Da, B2B și B2C | Indiferent de cifra de afaceri sau de numărul de angajați |
| Firmă neplătitoare de TVA (sub plafon) | Da | Scutirea de TVA nu scutește de e-Factura |
| PFA, întreprindere individuală, cabinet individual | Da | Sunt identificate fiscal prin CIF |
| Persoană fizică identificată prin CNP (drepturi de autor, activități fără PFA) | Opțional | Conform Legii 88/2026, publicată în Monitorul Oficial nr. 459 din 29 mai 2026 |
| Agricultori persoane fizice în regim special | Nu | Folosesc în continuare carnetele de comercializare |
| Facturi către instituții publice (B2G) | Da | Plata din bani publici se face doar pentru facturile primite prin sistem |
Istoria recentă explică de ce mulți întreprinzători sunt confuzi. Pentru persoanele care lucrează pe CNP, obligația a fost amânată prin Ordonanța 6/2026 până la 1 iunie 2026, apoi Legea 88/2026 a transformat-o într-o opțiune. Cine s-a înregistrat între timp în Registrul RO e-Factura și nu mai dorește să folosească sistemul poate cere radierea.
Care este termenul de transmitere și cum se calculează?
Factura se transmite în cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere prevăzut de Codul fiscal. Regula se aplică din 1 ianuarie 2026, după modificarea adusă de OUG nr. 89/2025.
ANAF a precizat că termenul se calculează după Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 1182/71: zilele de sărbătoare legală, sâmbetele și duminicile nu se numără. De aceea, perioadele cu multe zile libere, cum este finalul lui noiembrie și începutul lui decembrie (30 noiembrie și 1 decembrie sunt zile libere legale), lungesc termenul în calendar, dar nu îl anulează.
Exemplu: o factură emisă joi, 26 noiembrie 2026, are ca zile lucrătoare utile vineri 27 noiembrie, apoi 2, 3, 4 și 7 decembrie (sâmbăta, duminica, 30 noiembrie și 1 decembrie nu se numără). Ultima zi de transmitere ar fi luni, 7 decembrie 2026. Un software setat să trimită automat în ziua emiterii elimină complet acest calcul.
Ce amenzi riscă firmele mici?
Amenzile pentru netransmiterea în termen au rămas aceleași în 2026; s-a schimbat doar modul de calcul al termenului. Sumele depind de categoria contribuabilului.
| Abatere | Contribuabili mari | Contribuabili mijlocii | Alte persoane juridice și persoane fizice |
|---|---|---|---|
| Netransmiterea în termen a facturii (B2B și B2C) | 5.000–10.000 lei | 2.500–5.000 lei | 1.000–2.500 lei |
| Factură B2B emisă sau primită în afara sistemului | 15% din valoarea totală a facturii (pentru emitent, respectiv pentru cumpărătorul care o înregistrează) | ||
| Instituție publică ce nu descarcă și nu verifică factura B2G | 500–1.000 lei | ||
Sancțiunea de 15% este cea mai periculoasă pentru o firmă mică, pentru că se raportează la valoarea facturii, nu are plafon fix și îl poate lovi și pe cumpărător. Dacă un furnizor îți trimite factura doar pe e-mail, cere-i să o încarce în sistem și înregistrează în contabilitate varianta descărcată din SPV.
Cum îți organizezi e-Factura, pas cu pas
- Accesul în SPV. Firma are nevoie de acces la Spațiul Privat Virtual, de regulă cu un certificat digital calificat al reprezentantului legal sau al unei persoane împuternicite (de exemplu, contabilul).
- Alegerea instrumentului de facturare. Majoritatea programelor de facturare și contabilitate generează XML-ul în standardul RO_CIUS și îl trimit automat prin API. ANAF pune la dispoziție și instrumente gratuite pentru generarea și validarea fișierelor, utile la un volum mic de facturi.
- Verificarea datelor clientului. CIF-ul, denumirea și adresa trebuie să fie corecte; erorile de structură duc la respingerea facturii, care se consideră netransmisă până la retrimiterea corectă.
- Urmărirea stării fiecărei facturi. Sistemul răspunde cu „validată” sau cu o eroare. Fără confirmarea de validare, obligația nu e îndeplinită.
- Descărcarea și arhivarea. Descarcă periodic din SPV atât facturile emise, cât și cele primite, cu semnătura Ministerului Finanțelor, și păstrează-le conform regulilor de arhivare din legislația contabilă. Nu te baza pe SPV ca arhivă permanentă.
Detaliile tehnice (structura XML, codurile de eroare, procedura de transmitere) sunt explicate în ghidul RO e-Factura publicat de ANAF.
Particularitățile facturilor către persoane fizice (B2C)
Și facturile către consumatori se transmit în sistem, chiar dacă clientul nu are SPV și nu le descarcă de acolo. Factura ajunge la client pe canalul obișnuit (e-mail, hârtie), iar transmiterea către ANAF este o obligație separată a emitentului. Dacă clientul nu comunică CNP-ul, programele de facturare completează un cod generic acceptat de sistem; verifică în setările software-ului cum tratează acest caz.
Greșeli frecvente ale firmelor mici
- Considerarea PDF-ului drept factură. Documentul cu valoare juridică este XML-ul validat; PDF-ul este doar o reprezentare vizuală.
- Ignorarea mesajelor de eroare. O factură respinsă nu este transmisă. Verificarea stării trebuie făcută la fiecare emitere, nu la final de lună.
- Anularea facturilor prin ștergere. O factură validată nu se șterge din sistem; corecția se face prin factură de stornare, transmisă și ea prin e-Factura.
- Înregistrarea facturilor de achiziție primite doar pe e-mail. Riscul sancțiunii de 15% există și pentru cumpărător.
- Lăsarea totul în seama contabilului fără împuternicire clară. Dacă transmiterea o face contabilul, împuternicirea în SPV trebuie să fie validă, iar responsabilitatea termenului rămâne a firmei.
Checklist rapid pentru o firmă mică
- Ai acces funcțional în SPV pentru firmă și știi cine deține certificatul digital.
- Programul de facturare transmite automat și îți arată starea fiecărei facturi.
- Ai stabilit un responsabil care verifică zilnic sau la două zile facturile respinse.
- Descarci lunar facturile emise și primite și le arhivezi în afara SPV.
- Furnizorii știu că accepți doar facturi transmise prin e-Factura.
Informațiile de mai sus au caracter general și nu înlocuiesc consultanța unui contabil sau consultant fiscal, mai ales în situațiile particulare (livrări intracomunitare, export, operațiuni cu taxare inversă).
Întrebări frecvente
O firmă nou înființată trebuie să folosească e-Factura de la prima factură?
Da. Obligația nu are perioadă de grație pentru firmele noi: prima factură emisă către o firmă sau un consumator din România se transmite prin sistem, în termenul de 5 zile lucrătoare. Accesul în SPV trebuie obținut înainte de prima facturare.
Ce fac dacă sistemul ANAF nu funcționează în ultima zi a termenului?
Păstrează dovezi ale încercărilor de transmitere (capturi de ecran, jurnalul programului de facturare) și verifică anunțurile ANAF privind indisponibilitatea sistemului. Cea mai bună protecție rămâne transmiterea imediat după emitere, nu în ultima zi.
Bonul fiscal se transmite în e-Factura?
Bonul fiscal emis prin casa de marcat se raportează prin mecanismul propriu al aparatelor de marcat electronice fiscale, nu prin e-Factura. Dacă pe lângă bon emiți și factură, regulile de transmitere se aplică facturii; clarifică situația cu contabilul.
Pot transmite facturile cumulat, o dată pe săptămână?
Poți, atât timp cât fiecare factură se încadrează în termenul de 5 zile lucrătoare de la emitere. Riscul apare la facturile emise la început de săptămână, care pot depăși termenul dacă transmiterea se face doar vinerea.
Ce se întâmplă cu facturile emise către clienți din alte state?
Regulile pentru clienții nestabiliți în România diferă de cele pentru relațiile interne și s-au modificat de mai multe ori. Verifică forma în vigoare a OUG 120/2021 și ghidurile ANAF sau cere confirmarea contabilului înainte de a stabili fluxul pentru export și livrări intracomunitare.
Pentru celelalte obligații digitale ale firmelor, vezi și materialele noastre despre relația cu ANAF și despre Spațiul Privat Virtual.
