1. Nu trimite email-uri ca fiind urgente, cand de fapt nu sunt
Efectul este similar cu cel al povestii lui Petru si lupul. Daca trimiteti in mod constant e-mailuri calificate drept „urgente” in timp, acesta isi va pierde efectul, iar atunci cand trimiteti unul cu adevarat urgent, oamenii nu ii vor acorda suficienta atentie.
2. Nu pune cuvinte cu MAJUSCULE
Este o regula nescrisa inca de la inceputul mesajelor online , scrierea cu majuscule este interpretata ca si cum ai tipa.
Daca nu vrei sa-ti jignesti interlocutorul, dezactiveaza blocarea majusculelor de pe tastatura. De asemenea, nu strica sa limitati utilizarea semnelor exclamarii.
3. A fi prea casual poate fi o greseala
Desi tonul mesajului ar trebui sa reflecte tipul de relatie pe care il ai cu cealalta persoana, este important sa nu fii prea informal, deoarece exista o linie fina intre cordial si neprofesionist. De aceea, este important sa fiti atenti la utilizarea semnelor de exclamare, emoticoane, texte colorate, fonturi originale si abrevieri tipice de mesagerie instantanee.
In plus, trebuie sa stii ca, mai ales in e-mailurile cu mai multi destinatari, s-ar putea sa vorbesti cu oameni din generatii sau tari diferite, asa ca idealul este sa folosesti limbajul traditional. Ne referim la faptul ca este important sa eviti colocvialismele si jargonul pentru a evita neintelegerile.
4. Nu fi prea incordat si impersonal
A incerca sa nu fii prea informal nu inseamna ca textul arata ca si cum ar fi fost scris de un robot sau tradus de Google Translator. Aratand ca mesajul este personal si nu un raspuns automat, va face destinatarul sa acorde mai multa atentie urmatoarelor e-mailuri.
5. Atentie la butonul „Raspunde tuturor”.
Cand raspundeti la un e-mail in care exista un grup de persoane, asigurati-va ca apasati butonul „Raspunde tuturor” doar daca raspunsul dvs. va fi de interes pentru toti destinatarii.
De asemenea, este important sa fii constient de contrariul. Daca sunteti intr-un e-mail comun, asigurati-va ca includeti in raspunsul dvs. pe oricine ar putea fi interesat de el.
6. Nu copiati pe nimeni fara acordul acestuia
Cel putin, partajarea informatiilor de contact care nu sunt ale tale poate fi enervant pentru cealalta persoana. Dar poate fi si o sursa de furie.
Fie ca copiati un client intr-un e-mail in care seful dvs. a spus ceva despre el, fie ca includeti un coleg de serviciu intr-un lant de e-mail in care un alt coleg de munca impartaseste informatii personale, nimanui nu-i place sa fie inclus in sectiunea CC pentru alti oameni fara ca ei sa stie mai intai. Cea mai buna regula de baza este sa nu presupuneti niciodata ca este in regula sa includeti pe cineva nou intr-o conversatie prin e-mail cu mai multe persoane.
7. Copiile oarbe pot cauza probleme
Cand primesc un e-mail in care esti copiat oarba (BCC), sunt multi care se intreaba „Daca m-ai pus in BCC, cine altcineva va citi acest e-mail?”. Utilizarea copiei ascunse poate fi intotdeauna motiv de suspiciune.
De multe ori, daca trebuie sa informati o alta persoana despre continutul unui e-mail, cel mai bine este sa taiati si sa lipiti informatiile intr-un nou e-mail.
8. Trimiterea de e-mailuri noaptea tarziu poate duce la concluzii neintentionate
In ciuda faptului ca incepem sa traim intr-o lume care este permanent deschisa, sunt cei care, atunci cand primesc un email, se uita la ora si trag singuri concluziile. In cel mai bun caz, el crede ca e un dependent de munca, in cel mai rau caz cineva obsedat de subiect.
Daca se intampla sa lucrezi noaptea tarziu si sa raspunzi la e-mailuri, este adesea de preferat sa scrii textul, sa-l salvezi in schite si sa-l trimiti in timpul programului de lucru.
9. Nu pune un subiect vag sau nespecific
Introducerea in campul „Subiect” a unor expresii precum „Sunt eu”, „Buna ziua”, „ATT de la ..” nu ofera destinatarului nici un tip de informatie despre continutul e-mailului, deci este posibil ca acesta sa nu fie nici macar deschide scrisoarea. Expertii in resurse umane si organizarea muncii va sfatuiesc ca intr-un e-mail de serviciu cel mai bine este sa fiti clar si concis in „Subiect” si sa oferiti destinatarului indicii despre continut, astfel incat sa fie inclinat sa citeasca si sa raspunda la e-mail. Respectand intotdeauna primele sfaturi despre misive urgente.
10. Completati intotdeauna campul „Subiect”.
Posibil, in probleme de munca, a nu pune un titlu unui e-mail este aproape mai rau decat a pune ceva imprecis. De fapt, multe servere de e-mail va intreaba inainte de a trimite un e-mail fara subiect daca sunteti sigur ca doriti sa il trimiteti. Fiti atenti la ele si puneti un subiect corect.
